Efficiënter werken met Trello

Heb je overal ideeën liggen in de vorm van geeltjes en notities? Of heb je misschien al je ideeën in je hoofd zitten en komen ze niet van de grond? Werk je aan een project samen met je klant of collega en wil je structuur creëren in je werkzaamheden? Dan is Trello de ideale software voor jou. In dit artikel lees je alles over deze waardevolle tool!

Trello is meer dan een digitaal prikbord

Zelf vergelijk ik Trello altijd met een prikbord vol geeltjes die je heel gemakkelijk kunt ordenen. Je kunt meerdere borden aanmaken en per bord maak je vervolgens weer een lijst aan, waar je een kaart aan kunt toevoegen. Zo kun je heel gemakkelijk per project een bord aanmaken en bijvoorbeeld een to-do lijst, een mee-bezig lijst een een voltooide lijst aanmaken. Dat ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

Trello uiterlijk

Maar Trello is veel meer dat een digitaal prikbord. Zo kun je samenwerken met collega’s of klanten, stel je deadlines aan elke kaart en koppel je jouw bord eenvoudig aan applicaties van derden zoals Slack, zodat je direct een notificatie krijgt wanneer een kaart is geüpdatet.

Met Trello centraliseer je jouw ideeën

Je kent het misschien vast wel, je tijdens het boodschappen doen of sporten heb je ineens een waanzinnig idee voor je onderneming. Eenmaal thuis ben je alweer de helft vergeten door de waan van dag dag. Wanneer je zo’n idee hebt, pak je eenvoudig je telefoon, je opent Trello en noteert het direct. Zou hou je overzicht in al jouw ideeën en centraliseer je ze op één plek. De tool is zowel op desktop, mobiel en tablet te gebruiken en daarmee ook heel erg functioneel.

Werk samen met collega’s en klanten

Zelf gebruik ik Trello niet alleen voor mijn eigen onderneming, maar ik werk ook samen met mijn klanten met deze tool. Het handige vind ik dat je niet allemaal tegelijk aan het werk hoeft te zijn om goed samen te kunnen werken. Je kunt niet alleen tekst plaatsen, maar ook bestanden en je kunt op een kaart ook heel gemakkelijk opmerkingen plaatsen. Daarnaast worden alle wijzigingen, zoals het uploaden van bestanden en het plaatsen van opmerking opgeslagen met de juiste datum en tijdstip erbij. Zo heeft iedereen inzicht wanneer de wijziging is gedaan en kan er ook nooit een misverstand over bestaan.

Stel deadlines en koppel Trello aan je agenda

Je kunt elke kaart een deadline geven en deze koppelen aan jouw agenda, zoals Google Agenda of Microsoft Outlook. Het stimuleert je productiviteit en helpt je herinneren aan belangrijk deadlines. Wanneer je werkt met collega’s of klanten worden de deadlines, indien gekoppeld, ook toegevoegd aan hun agenda, ideaal toch?

Maak een koppeling met andere applicaties

Trello heeft een heleboel integraties met andere tools die je heel gemakkelijk kunt koppelen. De gratis versie van deze tool, biedt de mogelijkheid om één applicatie per bord te koppelen. Zelf maak ik gebruik van de koppeling naar mijn agenda en de koppeling naar mijn Slack account. Kort gezegd is Slack een communicatietool voor groepen in bedrijven, maar ook prima te gebruiken door zelfstandigen die korte lijntjes willen houden met hun klanten. Wanneer mijn klanten een update plaatsen of een wijziging uitvoeren op het Trello bord, ontvang ik hier direct een notificatie van in mijn Slack. Het zorgt ervoor dat ik nooit meer een update hoef te missen.

Wil je Trello eens proberen? Maak dan geheel gratis een account aan via onderstaande link.

Probeer Trello gratis!

Productief met de Purpuz Planner

Purpuz Planner

Eind februari 2018 ben ik gestart met mijn eigen onderneming. Naast ondernemer ben ik moeder van Luke (2017) vrouw van Remon en werk ik daarnaast nog 24 uur in loondienst. Hoe zorg ik er nu voor dat productief en in balans blijf? De Purpuz planner was voor mij het antwoord!

Van nature ben ik nogal een creatief maar chaotisch persoon. Dit resulteerde vaak in het vergeten van afspraken, briefjes overal met iets erop of ideeën die ik had, maar weer vergat omdat er al weer een ander creatief idee in mijn hoofd spookte. Vorig jaar besloot ik dat het zo niet langer kon. Ik liep constant achter de feiten aan wat mij een gejaagd gevoel gaf.  Ik wilde meer genieten van mijn gezin, meer tijd voor mijzelf en een goede start maken met mijn onderneming. Al snel kwam ik tot de conclusie dat mijn doelen zeker niet onrealistisch waren, als ik maar goed ging leren plannen.

De Purpuz planner, offline, stijlvol en overzichtelijk

Ik ging direct aan de slag met een papieren agenda. Ondanks dat ik bijna alles digitaal doe, werk ik mijn creatieve ideeën altijd uit op papier. Op papier heb ik de ruimte om mijn ideeën te visualiseren door middel van een mindmap. Zo kan ik de onderlinge verhoudingen aangeven en geeft het mij een beter overzicht. Naast dat ik al mijn taken opnam in mijn nieuwe papieren agenda, lagen er nog steeds allemaal losse blaadjes met ideeën, niet ideaal dus.

Op zoek naar een offline oplossing kwam ik de Purpuz planner tegen van Clen Verkleij. Een planner gericht op het realiseren van je doelstellingen, zodat je meer rust, ruimte en grip hebt op je leven.

De planner is niet alleen heel waardevol, maar ook nog eens heel stijlvol. Een grijs canvas, met een gouden bedrukking met het jaartal erop. Stijlvol en minimalistisch, en laat dat nu helemaal bij mij passen, aan mij geen frutsels en poespas besteedt.

Hoe werkt de Purpuz planner?

De planner bied je 8 stappen waarmee je op weg gaat naar jouw doel.

  1. De Purpuz Map: Een mindmap, waarin je jouw dromen visueel weergeeft
  2. De Purpuz matrix; hier geef je aan hoe graag je welke doelen wilt bereiken
  3. Jouw belangrijkste doel deel je vervolgens op in kleine stappen
  4. Purpuz pad; hierin zet je de stappen op volgorde
  5. De stappen die je wilt zetten werkt je uit in jouw maandplanning
  6. Van de stappen in je maandplanning maak je wekelijkse to-do’s
  7. Dagelijks sta je even stil bij wat je hebt behaald
  8. maandelijks check je jouw voortgang door middel van een reflectie

Deze 8 stappen brengen je logischerwijs naar jouw doelen. Het is niet alleen een ideale manier om rust te creëren, maar ook nog eens heel gestructureerd te kunnen werken aan jouw doelen.

Hoe zien de planningen er concreet uit?

In de maandplanning kun je heel gemakkelijk aangeven welke belangrijke gebeurtenissen er zijn op dagelijkse niveau. Tevens geeft je je maanddoel aan, zowel zakelijk als privé en geef je aan hoeveel tijd je dat gaat kosten. Ook kun je erin opschrijven waarmee je graag zou willen experimenteren en schrijf je op welke beloning je aan jezelf geeft die maand.

In de weekplanning heb je voldoende ruimte om al je taken en afspraken op te schrijven, van 6.00 uur in de ochtend tot 22.00 uur in de avond.  In de weekplanning geef je jouw doel aan en is er ruimte om per dag te kunnen reflecteren. Bij de groeifactor kun je verschillende dingen aangeven. Zelf noteer ik hier welke social media berichten en goed hebben gescoord en hoeveel volgers erbij zijn gekomen. Het ligt er helemaal aan wat je zelf belangrijk vindt om bij te houden.

Balans tussen zakelijk en privé

In de weekplanningen vind je een overzicht van je to-do’s van die week. Er wordt een duidelijke scheiding gemaakt tussen zakelijk en privé. Zo kun je zelf goed in de gaten houden hoe de verdeling tussen beiden eruitziet. Het bied je een stukje bewustwording en geeft je inzicht in jouw werk en privebalans. Tevens is er een creatieve ruimte in de weekplanning opgenomen, zodat je daar alles kunt schrijven wat je verder kwijt wilt.

Ruimte voor reflectie

Aan het einde van elke maand vind je een aantal vragen die je stelt aan jezelf. Hier geef je antwoord op vragen, waarbij je terugkijkt naar de afgelopen maand, sta je stil bij vragen die gaan over het heden en geef je antwoord op vragen die in het teken staan van de toekomst. Het helpt mij om heel erg bewust te kunnen kijken waar ik trots op kan zijn en wat ik liever anders had gedaan. Het geeft mij rust in mijn hoofd en dat is voor mij heel erg waardevol.

Vergelijking met andere planners

Natuurlijk zijn er een heleboel planners, de meest bekende is waarschijnlijk de Passion Planner. Het voordeel vind ik dat de Purpuz planner in het Nederlands is. Door het gebruik van de creatieve ruimte kan ik mijn social media content goed weergeven in deze planner. De maandelijkse reflecties zijn voor mij erg waardevol omdat dit voor mij nu eenmaal gemakkelijker is in het Nederlands dan in het Engels.

Waar is de planner verkrijgbaar?
Zelf kocht in mijn planner bij AKO, maar de planner is eenvoudig te bestellen via Bol.com of via de website van Purpuz zelf.

Win de Purpuz Planner!

Zoals je wellicht hebt gelezen is de Purpuz planner voor mij heel waardevol. Het geeft mij rust en zorgt ervoor dat ik bewust bezig ben met het behalen van mijn doelen. En dat gun ik jou ook! In samenwerking met Clen Verkleij, de bedenker van de Purpuz methode en planner, mag ik een splinternieuwe Purpuz planner weggeven! Het enige wat jij hoeft te doen is te klikken op onderstaande button, vul je gegevens in voor 4 maart 2019 en wie weet heb jij de planner binnenkort in huis! Winnaar zal bekend worden gemaakt middels een loting en zal zowel op social media als persoonlijk per mail worden geïnformeerd.

Klik hier om kans te maken op de Purpuz Planner!